Ley que impone las NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS a las COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ha incluido a las Comunidades de Propietarios, Comunidades de Bienes y Herencias Yacentes entre los obligados a recibir notificaciones electrónicas y a su vez poder relacionarse con las diferentes Administraciones Públicas (Ayuntamientos, Diputaciones, Comunidades Autónomas, Seguridad Social, Agencia Tributaria, etc). Cada uno de estas administraciones tendrá que poner en marcha un sistema de registro único, que en teoría debería estar totalmente operativo en 2018.

El abanderado en este registro es la Agencia Tributaria Estatal, que a través de la Sede Electrónica ha venido abriendo el camino en el desarrollo tecnológico aplicado a la fiscalidad. Si se estima que en Cataluña puede haber un millón de comunidades de propietarios, esta nueva obligación que impone el legislador desde el 2 de octubre de 2016, desborda la capacidad de gestión de todas las Administraciones. Solo cabe pensar que la aplicación de la norma será progresiva, aunque la Agencia Tributaria ya ha empezado a enviar cartas a las Comunidades de Propietarios, haciendo gala de su ventaja respecto al resto de Administraciones y porque es la propulsora y primera interesada en tener controladas a las Comunidades de Propietarios.

Para cumplir con esta obligación se precisa tener una FIRMA DIGITAL instalada en el ordenador (habitualmente de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y en el caso de las Comunidades de Propietarios el legal representante es el Presidente, que va cambiando cada año. Los Colegios de Administradores de Fincas están negociando la firma de convenios para intentar que sea el Administrador de Fincas profesional el que se encargue de representar a la Comunidades de Propietarios. En estos primeros meses hasta que se clarifique la operativa recomendamos que se incluya un punto en las asambleas de las Comunidades de Propietarios en el que la Comunidad autoriza a una persona determinada (Administrador de Fincas o no) para que la represente y la autoriza para que realice todas las gestiones necesarias para que sea su representante o apoderado. El acta de la asamblea, aunque es un documento privado, tiene validez y viene siendo aceptado por la Agencia Tributaria.

Una vez se dispone de representante con certificado digital se puede acceder a las notificaciones por dos vías: a través de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) que es un acceso general para todas las Administraciones en la dirección electrónica http://notificaciones.060.es y en el caso de la Agencia Tributaria www.agenciatributaria.gob.es en el apartado MIS NOTIFICACIONES de la Sede Electrónica (y elegir si accedes con certificado electrónico o DNI electrónico o con cl@ve PIN). La diferencia radica en que en la DEH solo pueden consultarse las notificaciones durante los 90 días naturales anteriores, mientras que en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria pueden consultarse todas las notificaciones relacionadas con ese certificado electrónico.

El sistema está montado de forma que se deposita en el buzón de cada Comunidad de Propietarios la notificación o carta y cuando se accede al contenido y firmas la recepción, entonces se entiende notificado el contenido. Si no se accede al contenido se entenderá notificado por el transcurso de DIEZ DIAS NATURALES desde que se puso en el buzón. Es impensable que las Comunidades de Propietarios vayan entrando cada diez días en su buzón, por lo que es conveniente configurar a través de la DEH una o varias direcciones de correo electrónico al que llegue un aviso de que se ha depositado una notificación.

Por si fuera poco, hay que tener presente que hay navegadores que pueden presentar problemas para acceder como Google Chrome (a partir de la versión 42 no soporta los plugins de JAVA) o Microsoft Edge. Se recomienda acceder con Mozilla Firefox o Internet Explorer y tener actualizado JAVA.

Alternativa al CERTIFICADO: el APODERAMIENTO

Otra posibilidad si no se quiere que la Comunidad de Propietarios tenga su propio certificado electrónico, consiste en hacer un APODERAMIENTO a favor de una persona o del Administrador de Fincas que disponga de certificado electrónico propio. Para ello, dado que la Comunidad de Propietarios no dispondrá del certificado electrónico deberá comparecer el señor o señora Presidente personalmente en una oficina de la Agencia Tributaria, la que corresponda a su domicilio, junto con el Libro de Actas que le acredita como Presidente y su DNI, y apoderar a la persona que se desee para recibir notificaciones de la Agencia Tributaria. Para dicha comparecencia el Presidente deberá solicitar CITA PREVIA a través de internet https://www2.agenciatributaria.gob.es/es13/s/tccitccppci0?= pues en otro caso puede encontrarse que no le atiendan. También puede hacerse por apoderamiento en documento público o privado con firma del Presidente legitimada notarialmente.

Es importante ser conscientes de que el apoderamiento debe hacerse a una persona responsable y con conocimientos suficientes y control sobre las cuentas de la Comunidad, dado que la mayor parte de notificaciones que está realizando la Agencia Tributaria son de embargos contra empresas o profesionales que tiene conocimiento que trabajan o han trabajado para dicha Comunidad de Propietarios a través del modelo 347 (declaración informativa que desde 2014 debe presentar la Comunidad de Propietarios respecto a los industriales, profesionales o empresas que en computo anual de todas sus facturas superen los 3.005,06 €). La Comunidad no podrá alegar que su apoderado no le informó y será plenamente responsable como si la notificación se hubiera realizado al Presidente en persona.

Además hay que tener presente que solo puede apoderarse a una persona física o jurídica por obligado, y que el apoderado deberá aceptar expresamente (aunque esto puede realizarse a través de la Sede Electrónica mediante el certificado electrónico que se entiende tendrá el apoderado). El apoderamiento cabe revocarlo en cualquier momento tanto por la Comunidad de Propietarios como por la persona apoderada, y aunque nada se dice al respecto es conveniente notificarlo a la otra parte.

En conclusión, estamos viviendo una época de revolución tecnológica y de cambios legislativos que obliga a las Comunidades de Propietarios, que durante muchos años se han autogestionado, a delegar en profesionales la gestión de su día a día.